Ihr Verwalter oder Manager hat Ihnen ein Schreiben oder eine E-Mail mit einem Zugang zu orchestrav2.egiweb.net zukommen lassen. Möglicherweise haben Sie eine vorläufige Identifikation, einen Aktivierungslink, aber alles bleibt unklar. Dieses sichere Extranet-Portal dient dazu, Ihre Eigentumsunterlagen, Abrechnungen oder Fälligkeitshinweise einzusehen. Hier erfahren Sie, wie Sie jede Phase der Einarbeitung gelassen angehen können.
Zugangsprofile auf orchestrav2.egiweb.net: Was Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab
Bevor wir über die Anmeldung sprechen, verdient ein Punkt Ihre Aufmerksamkeit. Nicht alle Nutzer des Orchestra-Portals sehen dieselben Dokumente. Das Dekret Nr. 2019-502 vom 23. Mai 2019 organisiert das Extranet der Eigentümergemeinschaft in verschiedene Bereiche.
Konkret gibt es drei Kategorien:
- Die gemeinsamen Dokumente für alle Eigentümer: Protokolle der Eigentümerversammlungen, die Gemeinschaftsordnung, zusammenfassende Datenblätter der Eigentümergemeinschaft.
- Die spezifischen Dokumente für jeden Eigentümer: individuelle Kontostände, personalisierte Zahlungsaufforderungen, Abrechnungen.
- Die Dokumente, die dem Verwaltungsrat vorbehalten sind: detaillierte Buchhaltungsunterlagen, Dienstleistungsverträge, vorbereitende Dokumente für Versammlungen.
Warum ist dieses Detail von Anfang an wichtig? Weil ein Dokument, das Sie nach der Anmeldung nicht finden, nicht unbedingt ein Fehler ist. Es könnte einfach nicht zu Ihrem Zugangsprofil gehören. Wenn Sie Mieter sind, haben Sie Zugang zu den Elementen, die mit Ihrer Mietverwaltung zu tun haben (Fälligkeitshinweise, Quittungen), nicht zu den Archiven der Eigentümergemeinschaft.
Das Portal enthält auch nicht alle Archive des Verwalters. Das Dekret legt eine Mindestliste von obligatorischen Dokumenten fest. Jedes fehlende Dokument kann direkt beim Verwaltungsbüro angefordert werden.
Für diejenigen, die gut mit orchestrav2.egiweb.net starten möchten, vermeidet diese Unterscheidung zwischen Profilen, Zeit mit der Suche nach einem Dokument zu verschwenden, auf das man einfach keinen Zugriff hat.
Aktivierung des Orchestra-Kontos: Warum Sie sich nicht selbst registrieren können
Auf den meisten Websites erstellen Sie ein Konto, indem Sie eine E-Mail-Adresse und ein Passwort angeben. Orchestra funktioniert umgekehrt. Es ist der Verwalter oder Manager, der die Erstellung Ihres Kontos initiiert.
Diese Besonderheit erklärt sich durch die vertrauliche Natur der veröffentlichten Daten. Das Portal beherbergt Kontostände, finanzielle Daten und Eigentumsunterlagen, die durch das Gesetz ALUR geregelt sind. Der Manager muss zunächst Ihre Identität einem Objekt, einem Mandat oder einem Mietvertrag zuordnen, bevor er Ihnen Zugang gewährt.
Was Sie vom Büro erhalten
In der Regel sendet das Büro eine vorläufige Identifikation per Post oder E-Mail. Dieses Schreiben enthält manchmal einen Aktivierungslink zu orchestrav2.egiweb.net und eine Kundenreferenz. Ohne dieses ursprüngliche Schreiben ist kein Zugang möglich.
Wenn Sie nach Ihrem Einzug oder nach einem Wechsel des Verwalters nichts erhalten haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihren Manager direkt zu kontaktieren, damit er die Aktivierung auslöst.
Erste Anmeldung und Passwortfestlegung im Orchestra-Portal
Sobald Sie die vorläufige Identifikation haben, gehen Sie zu orchestrav2.egiweb.net. Die Anmeldeseite zeigt ein klassisches Formular mit zwei Feldern: Identifikation und Passwort.
Schritt für Schritt
Bei der allerersten Anmeldung fordert das Portal Sie auf, das vorläufige Passwort durch ein persönliches Passwort zu ersetzen. Wählen Sie eine ausreichend lange Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Dieses Passwort schützt den Zugang zu Ihren Verwaltungsdaten.
Überprüfen Sie, ob die mit Ihrem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse tatsächlich Ihre ist. Diese Adresse wird zur Wiederherstellung des Passworts im Falle eines Vergessens verwendet. Wenn der Verwalter eine veraltete Adresse (ehemaliger Eigentümer, abgelaufene berufliche E-Mail) gespeichert hat, bitten Sie um eine Aktualisierung, bevor Sie die Anmeldung abschließen.
Ein häufiges Problem: die nicht auffindbare Aktivierungs-E-Mail
Sie warten auf eine Aktivierungs-E-Mail, und sie kommt nicht an. Bevor Sie den Verwalter kontaktieren, überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Spam-Filter blockieren regelmäßig automatisierte E-Mails, die von Immobilienverwaltungsplattformen gesendet werden.
Wenn die E-Mail nach dieser Überprüfung immer noch nicht auffindbar ist, liegt das Problem wahrscheinlich an der beim Manager gespeicherten Adresse. Ein einfacher Anruf beim Büro reicht in der Regel aus, um die Situation zu klären.
Verwaltung der Berechtigungen: ein vernachlässigter Punkt nach einem Rollenwechsel in der Eigentümergemeinschaft
Sie waren im Verwaltungsrat und Ihr Mandat ist gerade zu Ende gegangen. Oder Sie haben Ihr Objekt verkauft, besitzen aber eine andere Immobilie in derselben Eigentümergemeinschaft. In diesen Situationen müssen Ihre Zugriffsrechte vom Verwalter aktualisiert werden.
Ein ehemaliges Mitglied des Verwaltungsrats sollte keinen Zugang mehr zu dem reservierten Bereich haben, der die Dienstleistungsverträge oder die detaillierten Buchhaltungsunterlagen enthält. Diese Aktualisierung erfolgt nicht automatisch im Portal. Sie hängt von einer Aktion des Managers ab.
Haben Sie bemerkt, dass Sie weiterhin auf Dokumente zugreifen, die Sie nicht mehr betreffen? Melden Sie dies Ihrem Verwalter. Über die praktische Frage hinaus stellt die Beibehaltung veralteter Rechte ein Problem der Konformität in Bezug auf den Datenschutz dar.
Einsehen von Eigentums- und Mietverwaltungsdokumenten
Sobald Sie angemeldet sind, gruppiert die Benutzeroberfläche Ihre Dokumente nach Kategorien. Die Eigentümer finden typischerweise die Zahlungsaufforderungen, die Kostenverteilungen und die Verwaltungsberichte. Die Mieter haben Zugang zu ihren Fälligkeitshinweisen und Quittungen.
Die Dokumente sind im digitalisierten Format einsehbar und herunterladbar. Das Büro kann auch eine Benachrichtigung per E-Mail senden, wenn ein neues Dokument im Portal veröffentlicht wird.
Denken Sie daran, dass das Extranet die Beziehung zu Ihrem Manager ergänzt, sie jedoch nicht ersetzt. Bei Fragen zum Inhalt eines Dokuments (ungewöhnlicher Betrag auf einer Zahlungsaufforderung, unerwartete Kosten) bleibt der direkte Kontakt mit dem Büro der effektivste Weg.
Die Einarbeitung in orchestrav2.egiweb.net basiert letztendlich auf drei konkreten Elementen: auf die Aktivierung durch den Verwalter warten, die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse überprüfen und verstehen, dass jedes Benutzerprofil über einen spezifischen Dokumentenbereich verfügt. Wenn Sie diese Punkte im Hinterkopf behalten, wird die Navigation im Portal schnell vertraut.
